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今年も歓送迎会の季節がやってきます!

新しく入ってくる新入社員にワクワク!
自分や同僚の人事異動にドキドキ・・・

当事者であれば抜擢されませんが
あなたが中堅で、異動しなければ、
歓送迎会の取りまとめを
お願いされるかもしれません!

ワー!めんどくさい!!
と思うこともあるでしょうが
社会人としては良い経験になるのではないでしょうか!

こういうことがスムーズにできると
「あいつやるな!」という目で見られますし
上司からの信頼も厚くなるでしょう。

どうせやるならスマートにこなしちゃいましょう!!

この記事ではあなたが安心して
幹事になれるように、
メールの例文や事前準備も
細かく解説していきますよ!

時期は違いますが
忘年会についても書いています。
【忘年会の挨拶に!】乾杯と締めの例文10とそのポイント

それではどうぞ!

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歓送迎会の事前準備

歓送迎会の司会進行以外にも
幹事には色々やることがあります。

日程調整

まず日程を決めないといけません。

1番最初に、上司や役職についている人に
「この日程で歓送迎会を考えているんですが、
ご都合いかがでしょうか?」
と確認しておきましょう。

2〜3つの候補日があった方がいいですね。

その後、新しく入ってきた方と
送る方の都合を聞きます。

これで都合をつけたら、
その他の人に日程を知らせます。

4月は歓送迎会が頻発しているので
ダブルブッキングになることもあります。

早めに日程は決めておきましょうね。

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この決め方は15人くらいの歓送迎会で
想定していますが
規模が大きい場合は
便利なツールを使ってもいいでしょう。

ビジネス向けなのは
調整さん
登録する必要がないので便利です。
参加できるかできないかを記入するだけ。

調整丸
こちらはぐるなびの情報を使用して
お店を決定することができます。

イベント名・候補日などを入力して
スケジュール調整ページを作成し、
発行されたURLを参加者に送信できます。

便利ですねー!

日程調整メールの例文

私がいた会社は割とフランクだったので
堅苦しいメールのやり取りはありませんでしたが
まだまだそういった会社も多いでしょう。

メールで日程調整する場合の
例文も載せておきます。

<上司に日程調整のメールを送る場合>
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
件名:歓送迎会日程のご相談

〇〇課長(上司)

お疲れさまです。
さて、表題の件ですが、
4月に〇〇部の歓送迎会を予定しております。
つきましては、
課長のご都合をお伺いしたくご連絡致しました。

候補は以下の4つです。

・4月13日(金)
・4月18日(水)
・4月19日(木)
・4月20日(金)

ご多用のところお手数ですが、
ご都合の良い日程を○月○日までに
お返事をいただければと幸いです。

どうぞよろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー



<新任者・転出者にメールを送る場合>
まずは偉い人にメールして、大体決まったら
連絡しましょう。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
件名: 歓送迎会日程のご相談

各位

お疲れ様です。
さて、表題の件、歓送迎会の日程を調整したく
ご連絡致しました。

以下3つが日程の候補です。

・4月13日(金)
・4月19日(木)
・4月20日(金)

つきましては、皆様のご都合をお伺いできればと存じます。
お忙しい中恐縮ではございますが、
○月○日までにお返事をいただければ幸いです。

お手数をおかけしますが、
何卒よろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー


歓送迎会の案内メール

歓送迎会の日程や会場が決まりました!
そうしたらあとは、出席する人に連絡をします。

社内メールで歓送迎会の案内を
お知らせするのが一般的ですよね。

お堅い会社の場合は
上司、新任者、転出社以外の出欠確認を
メールですることもあるでしょう。

その例文をパターン別に 
 ご紹介していきます。


案内とともに出欠確認をする

<調整さんを使ったメールテンプレート>
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
件名:【出欠確認 4/13〆切】歓送迎会(4/20開催)のご案内

各位

お疲れさまです。
この度、〇〇部の歓送迎会を、下記の通り開催いたします。
ご多用のところお手数ですが、出欠のご回答をお願いいたします。

=============================
出欠回答〆切:4/13(金)17:00

1. 日時  4月20日(金) 19:30~
2. 会場 居酒屋「●●●」  地下鉄日比谷駅 徒歩2分
   http://xxxx.xxxx.xx
  アクセス http://xxxx.xxxx.xx
3. 参加費 3000円
4. 出欠のご回答はこちらから  https://chosei.gnavi.co.jp/…
=============================

出欠は4月13日までに、上記URLからご登録をお願いいたします。
会費は後日集金します。よろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー



<調整さんを使わないメールテンプレート>
メールで出欠確認を取ります。
調整さんが使えないお堅い会社向け。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
件名:【ご返信ください】歓送迎会(4/20開催)のお知らせ

お疲れさまです。

さて、表題の件、下記日程にて
〇〇部の歓送迎会を行いますので
ご確認をお願いいたします。

=============================
出欠回答〆切:4/13(金)17:00

1. 日時  4月20日(金) 19:30~
2. 会場 居酒屋「●●●」  JR新橋駅 徒歩2分
   http://xxxx.xxxx.xx
  アクセス http://xxxx.xxxx.xx
3. 参加費 3000円
=============================

出欠については、このメールの返信にて、
4月13日までに●●宛にお知らせください。
件名を変えずにお返事頂きますようお願い申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー


参加者が決まっている場合の案内メール

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
件名:【4月20日(金)】歓送迎会のご案内

皆さま (各位)

お疲れ様です。

さて、このたび〇〇部へ異動される●●部長および、
当部署へ就任されるxx部長の歓送迎会を
下記のとおりに開催いたします。

=============================
1. 日時  4月20日(金) 19:30~
2. 会場 居酒屋「●●●」  JR新橋駅 徒歩2分
   http://xxxx.xxxx.xx
  アクセス http://xxxx.xxxx.xx
3. 参加費 3000円
=============================

また、会費3000円は事前徴収とさせて頂きます。
お忙しい中恐れ入りますが
歓送迎会の前日までに幹事の〇〇に
お支払いいただければ幸いです。


なお、急用などでご欠席される際は
〇〇までご連絡くださいませ。

どうぞよろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

細かい言い回しや堅苦しさ加減は
みなさんとお相手との関係性で
うまく変えてくださいね。笑

お願いするときには、
クッション言葉として

「恐れ入りますが」
「お手数ですが」

を入れると丁寧になりますので
ぜひ使ってみてください。


会費を決める

予算はいくらぐらいがいいのでしょう?

会社から経費として出る場合も多いですよね。
筆者の場合はいつもそうだったので
払ったことはありません♪

歓送迎会参加の一人あたりの会費は
4000円~5000円程度が一般的です。

ただし、会費が
「飲食代+転出者へのプレゼント費用」
になることを頭に入れておいてくださいね。

また、新任者と転出者からは会費を集めませんから
それも覚えておきましょう!


会場を決める

会場を決める・・・
これ筆者はよくやっているのですが
めちゃくちゃ気を使いますよね。

どこがいいですか??なんて聞くと
大体の人は「なんでもいいよ」というので
本当に困ります。苦笑

初めてのお店だと美味しくないかもしれないし・・・

会社で宴会をする定番の店を
見つけておくのがいいですね。

いつも使っていると
サービスも良くなります。

初めてのお店にする場合は
下見に行っておいた方がいいですね。

みんなで話しやすい場所かどうか
席は移動しやすそうかどうかなど

チェックポイントです。


席順を決める

これは規模にもよってだと思いますが
格式張った会社や会場だと
決めておいた方がいい場合もあります。

筆者のいた会社の歓送迎会では
偉い人が奥に座る、
下っ端はお酒の注文がしやすい
出入り口の近くに座るくらい

割とランダムに座っていましたね。

1番重要なのは、新任者や転出者が
歓送迎会を楽しめる位置に座ってもらうこと。

例えば、女性の新入社員の近くには
リラックスできるよう
女性の先輩社員を座らせる。

定年退職の方ならば
仲のいい部下を隣に座らせる
など。

席順を前もって決めていなくてもいいので
当日の雰囲気をみて
さりげなく誘導してあげましょう。

新しく入ってくる方にとっても
去る方にとっても
ちょっとした席順の気遣いで
楽しい会になるはずです。


花束やプレゼントの準備

プレゼントやお花の準備もお忘れなく!

定年退職の方、転職の方
異動の方・・・いろんなパターンがあると思いますが
やはり喜んでもらえるものをあげたいですよね。

日本酒が好きな方はこれ!

お疲れ様でしたのラベルが素敵です。
名入れもできます!

ワインが良い方はこちら。



新しい門出のお祝いに!
桜花びらで染めた優しい色のタオル。
今治タオルもらって嬉しくない人はいません!



女性には入浴剤のセットなんかは
喜ばれますよね。

箱を開けて「わぁ!!」となるものがいいでしょう。
キラキラした見た目が大事。



その辺に売っているのだとつまらないので
おしゃれなバスソルトはいかがですか?



ちょっと良いボールペンもオススメ。
自分では買いにくいので、男性社員は
よくプレゼントされていましたよ!



お花は近くのお花屋さんで手配する場合が多いと思いますが
難しければ楽天で頼めちゃいます!
便利な世の中になりました・・・

ブーケのオススメはこちら。
 

こちらなら翌日発送も可能です!


まとめ

いかがでしたか?

歓送迎会の日程調整や案内メール、
事前準備はバッチリできそうでしょうか?

幹事は気を使いますし
面倒なことも多いと思いますが
うまくやればあなたの株も上がります!笑

自分のためだ思って頑張ってみてくださいね!

参考になれば嬉しいです。

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